Der Livestream mag im Rampenlicht stehen, aber die eigentliche Arbeit beginnt lange bevor Sie auf „Live gehen“ klicken. Im ersten Teil unserer Blog-Serie zum Thema erfolgreiche Webcasts gewährt unsere Projektmanagerin Mandi einen Blick hinter die Kulissen und zeigt, was wirklich nötig ist, um die Bühne für ein fehlerfreies Event zu bereiten.
Ein erfolgreicher Webcast beginnt nicht erst mit dem Live-Gang. Er startet Wochen vorher in der Planungsphase. Sorgfältige Vorbereitung verwandelt potenzielles Chaos in ein reibungsloses, ansprechendes Erlebnis für Ihr Publikum und einen stressfreien Ablauf für Ihr Team.
Im ersten Teil unserer Serie gehen wir die wesentlichen Schritte vor dem großen Tag durch: die Ziele definieren, Inhalte und Sprecher:innen vorbereiten, die Plattform einrichten und die Zielgruppe informieren. Werden diese Schritte richtig umgesetzt, legen sie den Grundstein für alles, was folgt.
Beginnen Sie mit einem klaren Ziel
Jeder erfolgreiche Webcast beginnt mit einem klaren „Warum“ und „Für wen“. Legen Sie fest, welches Ergebnis Sie erreichen wollen und wie Sie es messen.
Fragen Sie sich:
- Was ist das Hauptziel: Aufmerksamkeit, Schulung, interne Kommunikation oder Lead-Generierung?
- Wer benötigt diese Inhalte und welche Frage möchte die Person beantwortet haben?
- Welches Format passt am besten zu diesem Ziel: einzelne Live-Session, kurze Serie oder simuliertes Live-Event?
- Wann wird Ihr Publikum am ehesten teilnehmen - unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen?
Definieren Sie einen KPI für den Erfolg. Bei einem externen Webinar könnten Sie beispielsweise die Konversionsrate von Anmeldung zu Teilnahme und die durchschnittliche Betrachtungsdauer messen. Bei einem internen Town Hall könnten Sie die Live-Teilnahme und die Anzahl relevanter Fragen erfassen.
Machen Sie die Registrierung einfach und wertvoll
Ihr Registrierungsprozess ist die erste echte Interaktion Ihres Publikums mit Ihrem Webcast. Er ist nicht nur ein Zugangspunkt, sondern der Moment, in dem Sie Erwartungen setzen, wertvolle Daten erfassen und Reibungspunkte beseitigen. Das Ziel: schnell genug, um das Interesse zu halten, strukturiert genug, um die Anforderungen Ihres Events zu erfüllen.
Das richtige Zugangsmodell wählen
Wählen Sie das Zugangsmodell anhand Ihres Ziels. Es gibt keine universelle Lösung. Format und Zweck des Webcasts sollten Ihre Wahl leiten:
Vollständige Registrierung (E-Mail + Passwort): Gibt tiefergehende Analysen und kontrollierten Zugang. Ideal, wenn:
- Sie detaillierte Einblicke in Ihr Publikum für Reporting, Lead-Scoring oder Folgeaktionen benötigen.
- Inhalte exklusiv sind (z. B. kostenpflichtige Events, vertrauliche Updates, NDA-geschütztes Material).
- Sie Teilnehmer:innen vor der Teilnahme überprüfen möchten.
Nachteil: Kann Reibung erzeugen und die Anmeldungen senken, wenn das Formular zu lang oder zu invasiv wirkt.
Offener Zugang (nur Name): Reduziert Reibung und maximiert Reichweite. Ideal, wenn:
- Maximale Reichweite und einfache Teilnahme wichtig sind (z. B. Awareness-Kampagnen, öffentliche Webinare).
- Schnelligkeit zählt - Teilnehmer:innen können in Sekunden beitreten, ohne Bestätigungsmails.
Nachteil: Begrenzte Möglichkeiten, individuelles Engagement zu verfolgen oder gezielte Follow-ups zu planen.
Hybrides Modell (Name + optionale Felder): Ein hybrides Modell mit ein oder zwei optionalen Feldern schafft Balance. Ideal, wenn:
- Der Zugang einfach bleiben soll, aber wichtige Daten wie Firma oder Rolle erfasst werden sollen.
- Das Publikum groß ist, aber nur minimale Segmentierung für personalisierte Follow-ups benötigt wird.
Best Practice: Beschränken Sie sich auf 1-2 optionale Felder, um Abbrüche zu vermeiden.
Do’s & Don’ts für Ihre Registrierungsseite
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Do |
Don’t |
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Den Nutzen der Teilnahme klar kommunizieren (welches Problem Sie lösen, was gelernt wird) |
Das Formular mit unnötigen Pflichtfeldern überladen. |
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Nur die Daten abfragen, die Sie wirklich für die Event-Ziele brauchen. |
Wichtige Details wie Zeitzonen, Zugangsinfos oder Replay-Möglichkeiten verstecken. |
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Den gesamten Ablauf testen, als wären Sie Teilnehmer:in - kaputte Links oder unklare Texte führen sofort zu Abbrüchen. |
Eine unbranded Seite verwenden - generische Formulare mindern Vertrauen; nutzen Sie Logo, Farben und ein konsistentes Design. |
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Ein sauberes Layout mit einem klaren Call-to-Action verwenden („Jetzt registrieren“). |
Promotion vernachlässigen - auch großartige Inhalte brauchen eine konsequente, kanalübergreifende Bewerbung. |
Wenn Sie tiefer einsteigen wollen, haben wir Best Practices und Beispiele in einem separaten Artikel gesammelt, wie man eine Seite gestaltet, die konvertiert und gleichzeitig die User Journey einfach hält.
Machen Sie Ihr Event bekannt
Selbst der beste Webcast braucht ein Publikum. Ihr Promotion-Plan sollte mehrere Kanäle nutzen, um Menschen dort zu erreichen, wo sie sind:
- E-Mail-Kampagnen an Ihre Kontaktlisten und Newsletter
- Social-Media-Teaser, Countdown-Posts und Banner
- Interne Kommunikation über Intranet oder Team-Tools
Ein cleverer Zeitplan kann Momentum erzeugen: Beginnen Sie mit einem „Save the Date“, erinnern Sie einige Tage vorher und senden Sie kurz vor dem Event eine finale „Wir gehen live“-Nachricht. Fügen Sie nützliche Informationen wie Kalenderlinks, Sprecher:innen-Bios und Zugangsdaten hinzu, damit die Teilnahme reibungslos verläuft.
Stellen Sie Ihr Team auf Erfolg ein
Hinter jedem reibungslosen Webcast steht ein koordiniertes Team. Legen Sie frühzeitig fest, wer vor der Kamera steht und wer hinter den Kulissen arbeitet. Sprecher:innen sollten ein klares Briefing erhalten, das den Ablauf, Timing-Hinweise, Folienrichtlinien, technische Anforderungen, Kontaktdaten und eine kurze Checkliste enthält. Es empfiehlt sich zudem, alle Präsentationen der Sprecher:innen im Voraus als Backup zu erhalten. Sammeln Sie ihre Bios, Headshots und relevante Links (z. B. LinkedIn), um sie professionell und konsistent vorzustellen.
Weisen Sie auch Rollen hinter der Bühne zu: Chat-Moderator:in zur Verwaltung von Zuschauerfragen, technischen Support für mögliche Störungen und einen Producer oder Host, der alles im Blick behält. Für sehr große, komplexe oder besonders wichtige Events ist es sinnvoll, externe Expert:innen hinzuzuziehen, z. B. das MEETYOO Managed-Service-Team. Sie arbeiten mit Ihrem Team zusammen, nehmen Druck von Ihren Schultern und sorgen dafür, dass nichts untergeht. Manchmal ist es klug zu wissen, wann man zusätzliche erfahrene Hände ins Boot holen sollte.
Bereiten Sie Ihre Plattform und Ihr Branding vor
Ihre Webcast-Plattform ist Ihre Bühne. Richten Sie sie im Voraus mit den richtigen Zugangsoptionen, Handouts, Umfragen und Moderationsfunktionen ein. Sorgen Sie dafür, dass sie Ihre Marke widerspiegelt - von Hintergründen und Overlays bis zu Lower-Thirds, Farben und Folienvorlagen.
Proben und Feinschliff
Eine Probe dient nicht nur der Technikprüfung - sie sorgt dafür, dass sich alle wohlfühlen. Führen Sie eine komplette Probe mit allen Sprecher:innen durch. Zeit jedes Segment und üben Sie Übergaben und Screen Shares. Testen Sie Ihren Backup-Plan: Zweites Gerät und zweite Internetverbindung für die Host-Person. Testen Sie Kameras, Mikrofone, Screen Sharing und Navigation durch das Webcast-Tool. Bitten Sie die Sprecher:innen, Hintergründe aufzuräumen, Licht anzupassen und Ablenkungen zu minimieren.
Fazit
Die Planung eines Webcasts umfasst mehr als nur ein Datum festlegen und einen Link verschicken. Mit klaren Zielen, einem durchdachten Promotion-Plan, vorbereiteten Sprecher:innen und einer gebrandeten, getesteten Plattform starten Sie Ihren Live-Tag mit Selbstvertrauen.
Im zweiten Teil unserer Serie konzentrieren wir uns auf ein reibungsloses und ansprechendes Live-Erlebnis - von der aktiven Einbindung Ihres Publikums bis hin zu Ruhe bewahren, wenn das Unerwartete passiert.
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