Live, On-Demand oder beides? Ein praktischer Leitfaden für das passende Webcast-Format

Webcasts ermöglichen es, Menschen gezielt und professionell zu erreichen ob bei Town Halls, Produktpräsentationen oder Schulungsinhalten. Doch bevor die ersten Folien gestaltet oder ein Studio gebucht wird, stellt sich eine grundlegende Frage: Wie soll der Inhalt ausgespielt werden? Live, vorab aufgezeichnet oder eine Mischung aus beidem? Jedes Format hat Stärken - und Grenzen. Die richtige Wahl hängt davon ab, was erreicht werden soll, wer angesprochen wird und wie das Material später weiterverwendet wird.

Beim Thema Webcasts gibt es keine Standardlösung. Das gewählte Format beeinflusst, wie Inhalte vermittelt werden, wie das Publikum interagiert und wie erfolgreich Ihr Event wird. Wir arbeiten mit drei Hauptformaten: Live, On-Demand und Hybrid. Jedes dient einem bestimmten Zweck - und oft ist die Kombination am wirkungsvollsten. Dieser Leitfaden hilft dabei, die passende Option zu finden.

1. Ziele festlegen: Was soll erreicht werden?

Das beste Format ist das, das die eigenen Ziele unterstützt. Um Klarheit zu schaffen, helfen ein paar Schlüsselfragen:

• Was ist das Hauptziel? Soll eine aktive Live-Beteiligung stattfinden, eine professionell produzierte Präsentation geteilt oder langfristiger On-Demand-Zugang geboten werden?
• Wer ist die Zielgruppe? Erwartet sie Interaktion und Live-Austausch oder bevorzugt sie Inhalte, die flexibel abrufbar sind?
• Wie sehen Zeitplan und Budget aus? Live-Webcasts erfordern mehr Koordination. Vorab produzierte Inhalte bieten Flexibilität, benötigen aber Zeit für Schnitt und Abstimmung.
• Wie wohl fühlen sich die Sprecher:innen? Manche glänzen live, andere bevorzugen die Kontrolle einer Aufzeichnung.
• Soll der Inhalt wiederverwendet werden? Dann ist es sinnvoll, das Material von Anfang an für Live- und On-Demand-Nutzung aufzubauen.

Wer diese Punkte früh klärt, kann besser planen und unangenehme Überraschungen vermeiden.

2. Warum Live? Die Stärken des Live-Webcasts

Live-Webcasts bieten sich an, wenn Timing, Interaktion und ein gemeinsames Erlebnis im Vordergrund stehen. Sie schaffen einen festen Moment - das Publikum ist präsent, aufmerksam und aktiv dabei.

Live ist das richtige Format, wenn:

• Sie einen gemeinsamen Moment schaffen wollen. Live-Inhalte sorgen für Aufmerksamkeit. Sie verbinden Menschen zur gleichen Zeit, auch wenn sie geografisch weit entfernt sind.
• Sie Interaktion fördern wollen. Teilnehmende können Fragen stellen, an Umfragen teilnehmen oder im Chat mitdiskutieren - ein direkter Draht zur Zielgruppe.
• Sie Fokus brauchen. Ein fester Termin erzeugt Verbindlichkeit. Viele blocken sich bewusst Zeit, um live dabei zu sein.
• Sie den Inhalt weiterverwenden wollen. Eine Live-Session lässt sich aufzeichnen und später on-demand bereitstellen - ideal, um Zielgruppen in verschiedenen Zeitzonen zu erreichen oder die Inhalte langfristig zu nutzen.

So holen Sie das Beste aus Ihrem Live-Webcast heraus:

• Sprecher:innen gut vorbereiten. Üben Sie Timing und den Umgang mit Fragen, damit alle sicher auftreten.
• Technik früh testen. Streamqualität, Ton, Backup - vorab prüfen, was nötig ist.
• Ein Support-Team bereithalten. Technische Probleme lassen sich so schnell beheben.
• Die Session aufzeichnen. So erweitern Sie Ihre Reichweite und schaffen zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten.
• Aktive Beteiligung ermöglichen. Mit Umfragen, Q&A oder Live-Chat binden Sie das Publikum ein.

Live ist nicht immer die beste Wahl. Vielleicht sitzen Ihre Sprecher:innen in verschiedenen Zeitzonen. Vielleicht wollen Sie die Inhalte genau abstimmen oder Ihrer Zielgruppe zeitliche Flexibilität bieten. Dann ist On-Demand das richtige Format - und oft vielseitiger, als viele denken.

Wir unterscheiden zwei Arten von On-Demand-Webcasts:

Option 1: Geplanter On-Demand-Webcast (zeitgesteuert abgespielt)

Das Video ist vorab aufgezeichnet, wird aber zu einem festen Zeitpunkt gestreamt - oft mit begleitender Live-Interaktion.

Warum dieses Format wählen?

• Sie behalten die Kontrolle. Die Inhalte werden vorab produziert - professionell, fehlerfrei und auf den Punkt.
• Sie können trotzdem interagieren. Binden Sie einen Live-Chat ein, stellen Sie Umfragen oder sammeln Sie Fragen, die Sie später beantworten.
• Sie steigern die Teilnahmequote. Ein fester Termin wirkt verbindlicher - aber ohne den Druck einer Live-Produktion.
• Sie entlasten Ihre Sprecher:innen. Die Aufzeichnung kann flexibel und stressfrei erfolgen.

Option 2: Statischer On-Demand-Webcast (jederzeit verfügbar)

Diese Variante bietet volle Flexibilität: Der Inhalt wird aufgezeichnet, hochgeladen und ist jederzeit abrufbar - ohne festen Sendezeitpunkt.

Warum dieses Format wählen?

• Sie schaffen eine Mediathek. Inhalte lassen sich mehrfach verwenden - etwa für neue Mitarbeitende, Kund:innen oder Partner.
• Sie unterstützen individuelles Lernen. Ideal für Schulungen, Produktinformationen oder interne Kommunikation.
• Sie senken Einstiegshürden. Kein fester Termin - mehr Menschen können teilnehmen, wann es ihnen passt.

So setzen Sie On-Demand richtig um:

• Klar und präzise bleiben. Schneiden Sie unnötige Passagen und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Interaktive Elemente nutzen (für geplante Streams). Live-Chat, Umfragen oder Q&A machen das Erlebnis lebendiger.
• Klare Erwartungen setzen. Sagen Sie, wann und wie Fragen gestellt werden können.
• Statischen Content gut auffindbar machen. Strukturieren Sie Inhalte mit verständlichen Titeln und Beschreibungen.
• Natürlich sprechen. Eine persönliche Ansprache vermeidet Distanz.

Vorab aufgezeichnete Webcasts sind ideal, wenn Inhalte jederzeit verfügbar sein sollen - professionell, konsistent und wiederverwendbar. Sie eignen sich für Schulungsvideos, Produktdemos, interne Briefings oder Expert:innen-Vorträge. Auch Keynotes bei größeren Events lassen sich gut vorab aufzeichnen - so kann das internationale Publikum selbst entscheiden, wann es zuschaut.

4. Hybride Webcasts: Das Beste aus beiden Welten

Manchmal ist die klügste Entscheidung kein Entweder-oder - sondern beides. Ein hybrider Webcast kombiniert Live-Übertragungen mit vorab aufgezeichnetem Content. So lässt sich die professionelle Qualität von On-Demand-Inhalten mit der direkten Einbindung des Publikums in Echtzeit verbinden.

Warum Hybrid?

• Flexibilität: Hauptinhalte lassen sich vorab aufzeichnen. Diskussionen, Q&A oder Interaktion folgen live.
• Reichweite: Teilnehmende können den Livestream verfolgen oder später on-demand einsteigen - je nachdem, was besser passt.
• Planungssicherheit: Fällt ein:e Sprecher:in kurzfristig aus oder gibt es technische Probleme, sorgt der aufgezeichnete Content für einen reibungslosen Ablauf.

Damit das Zusammenspiel gelingt:

• Übergänge sorgfältig planen. Der Wechsel zwischen Live- und Aufzeichnung sollte nahtlos wirken.
• Alle Sprecher:innen gut briefen. Jede:r sollte wissen, wann sie oder er live ist - und wann nicht.
• Die Kommunikation klar halten. Das Publikum sollte erkennen können, welche Teile live sind und wann Interaktion möglich ist.
• Aufzeichnungen als Backup bereithalten. Bei Live-Problemen kann direkt auf die Aufzeichnung gewechselt werden.
• Beide Formate bewusst einsetzen. Live-Teilnahme und On-Demand-Zugriff sorgen gemeinsam für maximale Reichweite.

Hybride Webcasts sind ideal für komplexe Formate wie virtuelle Konferenzen oder Programme mit mehreren Sessions: Das Kernprogramm wird aufgezeichnet, danach folgen Live-Panels oder Q&A-Runden. Auch für globale Produkt-Launches mit regionalen Live-Elementen oder bei Events mit Sprecher:innen in verschiedenen Zeitzonen eignet sich dieses Format. Die Kombination beider Ansätze ermöglicht hochwertige Inhalte und ein aktives, eingebundenes Publikum.

Eine Botschaft, viele Formate

Es gibt nicht den einen richtigen Weg, einen Webcast zu gestalten. Wichtig ist, das Format passend zu Zielgruppe und Zielen zu wählen - und zu wissen: Man muss sich nicht auf nur eines festlegen.

Mit dem richtigen Setup lässt sich das Beste aus allen Möglichkeiten herausholen. Sie erreichen Ihr Publikum live, stellen Inhalte später on-demand bereit und sorgen dafür, dass Ihre Botschaft überall klar ankommt.

Sie sind unsicher, welches Format passt - oder wie alles reibungslos läuft?
Wir haben bereits tausende Webcasts in unterschiedlichsten Formaten begleitet. Sprechen wir darüber, was für Sie am besten funktioniert.

Jetzt Kontakt aufnehmen oder Demo vereinbaren.