In diesem Blog gibt unsere Projektmanagerin Mandi Schmeckebier einen Einblick in ihre Herangehensweise an erfolgreiche Eventprojekte. Sie teilt fünf wesentliche Elemente, die den Unterschied zwischen einem einfach abgeschlossenen Projekt und einem Projekt ausmachen, das reibungslos, angenehm und für alle Beteiligten bereichernd ist. Von den ersten Schritten bis zum abschließenden Debriefing erfahren Sie, wie Struktur, proaktive Lösungen und ein Hauch von Empathie Events schaffen, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Neugierig auf die Details? Tauchen Sie ein und entdecken Sie, wie aus einem Projekt eine vertrauensvolle Partnerschaft wird.
In der letzten September-Woche hatte ich das Vergnügen, eines meiner Herzensprojekte erfolgreich abzuschließen. Was dieses Projekt so besonders gemacht hat, war nicht nur das Ergebnis, sondern der Weg dorthin: eine fokussierte, herzliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit, die trotz manch herausfordernder Phasen immer lösungsorientiert, stressarm und angenehm war. Das hat mich dazu gebracht, darüber nachzudenken, warum dieses Projekt trotz einiger Herausforderungen so reibungslos und fokussiert lief. Aus dieser und vergangener Projekt-Erfahrung heraus habe ich 5 zentrale Faktoren definiert, die für mich im Projektmanagement für ein erfolgreiches Event-Management von Anfang bis Ende entscheidend sind - und im Rahmen dieses Projektes auch wahrlich gelebt wurden.
1. Der Kick-Off – Der perfekte Startschuss
Für mich beginnt jedes erfolgreiche Projekt mit einem gut strukturierten Kick-Off zwischen Kund:innen, Vertrieb und Projektmanagement. Hier klären wir gemeinsam alle wichtigen Details, wir lernen uns gegenseitig kennen und besprechen die ersten Meilensteine. Besonders wichtig ist mir dabei, die Erwartungen abzugleichen: Welche Vorerfahrungen bringen die beteiligten Personen mit? Gibt es schon klare Vorstellungen oder noch neblige Bereiche, die wir im Laufe des Projektes gemeinsam aufbrechen werden? Der Kick-Off bietet mir die Möglichkeit, alle Beteiligten virtuell an die Hand zu nehmen und ihnen das Gefühl zu geben, dass wir Schritt für Schritt alles schaffen werden.
Mein Ziel: Am Ende sollten alle mit einem klaren Plan und einem positiven Gefühl und voller Vorfreude in die Projektphase starten.
2. Weekly Calls – Struktur schaffen
Die Meinungen zu regelmäßigen Weekly Calls gehen oft auseinander. Während manche sie als unverzichtbar ansehen, empfinden andere sie als unnötige Zeitverschwendung und präferieren sich zu verabreden, wenn Bedarf besteht. Ich halte Weekly Calls vor allem bei Neukundschaft und sehr umfangreichen Projekten für unverzichtbar. Sie bieten Raum für Status-Updates, offene Fragen und die frühzeitige Identifikation von Problemen. Auch wenn nicht immer viel zu besprechen ist, helfen kurze, regelmäßige Abstimmungen dabei, das Projekt auf Kurs zu halten.
Wichtig: Immer gut vorbereitet, strukturiert und fokussiert, um keine wertvollen Ressourcen zu verschwenden!
Darüber hinaus bieten Weekly Calls auf persönlicher Ebene eine wertvolle Gelegenheit, das Vertrauen und die Beziehung zu stärken. Durch den regelmäßigen Austausch kann ein offenes und direktes Kommunikationsverhalten entstehen, das nicht nur Herausforderungen leichter bewältigen lässt, sondern auch eine stärkere Bindung zwischen den Beteiligten schafft. Dieses Vertrauen ist essentiell für die langfristige Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass sich alle Beteiligten sicher und unterstützt fühlen.
Und falls weniger Zeit benötigt wird als gedacht, kann man diese effizient zurückgewinnen - aber die regelmäßige Kommunikation bleibt der Schlüssel zu einem reibungslosen Ablauf und einem gemeinschaftlichen Miteinander.
3. Proaktiver Umgang mit Herausforderungen
Herausforderungen sind bei jedem Event unvermeidlich. Manche Herausforderungen sind schon im Vorfeld absehbar, während andere unerwartet während der Projektphase auftreten. Technische Schwierigkeiten wie Firewalls oder spezielle Anforderungen beim Teilnehmermanagement aufgrund individueller Zugangsberechtigungen sind typische Beispiele. Ebenso können kurzfristige Wünsche an die Plattform schnelle, kreative und maßgeschneiderte Lösungen erfordern.
Der entscheidende Faktor ist der proaktive Umgang mit solchen Herausforderungen. Anstatt Probleme aufzuschieben oder zu ignorieren, sollten sie frühzeitig und offen kommuniziert werden. Durch eine direkte Ansprache und ein gemeinsames Brainstorming lassen sich oft schnell geeignete Lösungen finden und frühzeitig integrieren, ohne Stress und Panik aufkommen zu lassen. Diese Herangehensweise ermöglicht nicht nur ein effektiveres Problemmanagement, sondern schafft auch Vertrauen und Sicherheit zwischen allen Beteiligten. Ob es um technische Anpassungen geht oder um kurzfristige Änderungen in der Eventplanung – ein kontinuierlicher Austausch und die Bereitschaft, flexibel und agil zu reagieren, sind entscheidend für einen reibungslosen Projektverlauf und den langfristigen Erfolg des Events und der Zusammenarbeit.
4. Sensibilität und Gespür für das Gegenüber
Alle Kund:innen bringen unterschiedliche Erwartungen und Erfahrungen mit. Im Projektmanagement ist es meine Aufgabe, ein Gespür für diese individuellen Bedürfnisse zu entwickeln. Offenheit, Empathie und Sensibilität sind dabei der Schlüssel. Ist mehr oder weniger detaillierte Beratung notwendig? Benötigt mein Gegenüber eher leichten Druck, um Deadlines zu schaffen oder aktiven Support und “Beruhigung”, um klar und fokussiert zu agieren? Was braucht mein Gegenüber und was kann ich meinem Gegenüber an die Hand geben, um die Basis für ein sicheres Gefühl und eine fokussierte und zielbringende Arbeitsumgebung zu schaffen?
Ein Event ist ein lebendiges Projekt, bei dem sich ständig kleine Parameter ändern können. Nur durch Aufmerksamkeit und Achtsamkeit kann ich sicherstellen, dass die Wünsche und Erwartungen auch wirklich erfüllt werden. Offene Augen und Ohren sowie ein kontinuierlicher Austausch helfen dabei, potenzielle Anpassungen frühzeitig zu erkennen und umzusetzen.
5. Debrief – Der Blick zurück, um nach vorne zu blicken
Ein gutes Projekt endet nie ohne ein Debriefing - und zwar in der Startbesetzung Kund:innen, Vertrieb und Projektmanagement. Nach dem Event bietet es die Möglichkeit, das gesamte Projekt noch einmal zu reflektieren: Was hat gut funktioniert? Wo besteht Verbesserungspotenzial? Dieses Feedback ist für mich von unschätzbarem Wert – es zeigt nicht nur Verbesserungspotenzial auf, sondern bietet auch die Chance, das Vertrauen für zukünftige Projekte zu stärken. Gleichzeitig können bereits Ideen für kommende Events entwickelt und sichergestellt werden, dass alle Beteiligten mit einem guten Gefühl in die nächste Phase gehen.
Fazit
Ein erfolgreiches Event basiert auf einer Kombination aus Struktur, Offenheit, Kommunikation und Sensibilität für die individuellen Bedürfnisse aller Beteiligten. Die beschriebenen 5 Faktoren sind für mich entscheidend, um Projekte nicht nur erfolgreich durchzuführen und abzuschließen, sondern auch eine nachhaltige Kundenbindung und langfristiges Vertrauen aufzubauen. Jeder Schritt – von der ersten Besprechung bis zum abschließenden Debrief – trägt dazu bei, dass alle mit einem positiven Gefühl und Vorfreude auf zukünftige Projekte aus dem Event gehen.
